A Portaria CGM 5 para CGM-SP, promulgada em 24 de janeiro de 2023, representa um avanço crucial na gestão pública do município de São Paulo, especialmente no que tange à transparência e responsabilidade no manuseio das informações. Esta regulamentação foi elaborada pela Coordenadoria de Auditoria Geral (AUDI) da Controladoria Geral do Município (CGM) com o objetivo de estabelecer uma Política de Acesso às Informações, Ativos e Pessoas do Poder Executivo Municipal, que se vincula diretamente às atividades de auditoria interna. Neste artigo, exploraremos os aspectos mais importantes dessa portaria, suas obrigações, vedações e as consequências de suas violações.
Das Obrigações
Um dos principais focos da Portaria CGM 5 para CGM-SP são as obrigações impostas aos agentes públicos da AUDI. Esses deveres são essenciais para garantir que as ações dos servidores sejam realizadas na conformidade com os princípios de integridade, responsabilidade e, acima de tudo, segurança da informação.
Os agentes têm a obrigação de atuar em consonância com o princípio da confidencialidade. Isso significa que informações sensíveis que são acessadas durante o trabalho de auditoria não podem ser divulgadas sem a devida autorização ou em situações que não envolvam um cumprimento legal ou profissional.
Além disso, é indicado que os servidores mantenham zelos profissional e diligência ao exercer suas funções. Isso implica não só uma postura ética, mas uma atuação proativa na proteção dos dados que manipulam. Portanto, é crucial que os agentes respeitem o valor e a propriedade das informações recebidas, utilizando os dados apenas para as finalidades específicas de suas atribuições.
A coleta de dados é uma parte fundamental do trabalho de auditoria, mas a portaria estabelece que apenas informações necessárias devem ser obtidas. Uma coleta excessiva ou inadequada de dados pode levar a problemas sérios, tanto para a administração pública quanto para a privacidade dos cidadãos.
Outro ponto importante é a proteção das informações obtidas durante as auditorias, que deve ser garantida por meio de controles adequados, como a criptografia de dados e restrições de acesso. O uso inadequado de informações pode levar a divulgações não intencionais, que poderiam comprometer a integridade das auditorias e a reputação da CGM.
A eliminação de dados não mais necessários é outra obrigação contemplada na portaria. Os servidores são responsáveis por assegurar que cópias físicas ou digitais sejam destruídas assim que não forem mais úteis. Esta prática é uma questão de segurança da informação, pois dados desnecessários podem ser vulneráveis a acessos indevidos.
O Auditor Geral do Município tem um papel central na implementação das políticas e procedimentos necessários para restringir o acesso às informações obtidas durante as auditorias internas. Esta prática não apenas mitiga riscos, mas fortalece a responsabilidade dos servidores em lidarem com dados sensíveis.
Das Vedações
A Portaria CGM 5 para CGM-SP também estipula vedações rigorosas que visam proteger a integridade do processo de auditoria na administração pública. Os agravantes de violação dessas regras podem levar a consequências severas, tanto para os indivíduos quanto para a instituição.
Uma das vedações mais importantes é a proibição da utilização de dados obtidos durante as funções para obter vantagens pessoais, seja para si ou para terceiros. Isso é fundamental para manter a ética e a integridade no serviço público e evitar quaisquer conflitos de interesse.
Adicionalmente, o uso de dados para atividades ilegais ou antiéticas também está estritamente proibido. A portaria estabelece claras quebras de ética que sancionam não apenas a divulgação, mas também a facilitação da divulgação de informações sensíveis.
Com relação ao acesso a documentos e relatórios sigilosos, os agentes não podem divulgá-los sem a devida autorização da autoridade competente. Isso significa que a integralidade e a confidencialidade das informações devem ser mantidas em todas as etapas do processo de auditoria.
Por último, uma severa proibição está relacionada ao fornecimento de acesso não autorizado a documentos recolhidos durante as auditorias. Os servidores devem ter um controle rigoroso sobre quem pode acessar as informações para evitar vazamentos e proteger a integridade dos processos auditáveis.
Violação à Política
Entender as consequências de violar as normas estabelecidas pela Portaria CGM 5 para CGM-SP é essencial tanto para os agentes públicos quanto para a administração, pois o não cumprimento pode levar a sanções disciplinares pesadas.
A infração das diretrizes pode resultar em responsabilização funcional, conforme previsto no estatuto do servidor público. Isso significa que os servidores que não seguirem a portaria podem enfrentar medidas disciplinares, que incluem desde repreensão até demissão.
A Lei Municipal nº 8.989/79 estipula as penas disciplinares, que variam conforme a gravidade da infração. Tais penas podem incluir a suspensão dos deveres do servidor ou, em casos graves, a cassação de aposentadoria. Assim, a conformidade com as normas não é apenas uma questão ética; é uma obrigação legal que pode impactar diretamente a carreira do servidor.
Os membros da Administração Pública têm o dever de reportar qualquer situação que impeça a realização do trabalho de auditoria. Essa obrigação fortalece o sistema de accountability e a transparência nas operações governamentais. O Auditor Geral do Município é responsável por garantir que as demandas de acesso sejam atendidas e, na ausência de ação, deve comunicar o fato ao Controlador Geral do Município.
Uma parte significativa da força da Portaria CGM 5 para CGM-SP está em seu caráter preventivo. A existência de vedações e punições claras funciona como um dissuasor para comportamentos inadequados e incentiva uma cultura de responsabilidade e ética dentro da administração pública.
Considerações Finais
Em suma, a Portaria CGM 5 para CGM-SP é uma ferramenta vital para a promoção de uma gestão pública transparente e responsável. Suas diretrizes, que englobam as obrigações e vedações dos agentes públicos, reforçam a importância da ética, da integridade e do zelo na condução das atividades de auditoria interna.
A implementação dessas políticas não apenas melhora a confiabilidade das práticas de auditoria, mas também protege a reputação da Controladoria Geral do Município. Os servidores têm agora um guia claro sobre como operar dentro dos limites da lei e com respeito às normas éticas que regem sua profissão.
É importante que todos os envolvidos na administração pública estejam cientes dessas diretrizes e se comprometam a segui-las. A educação continuada, a supervisão adequada e o reforço da cultura organizacional são fundamentais para garantir que essas normas sejam respeitadas e que a administração pública siga um caminho de crescimento e transparência.
Perguntas Frequentes
Como a Portaria CGM 5 para CGM-SP impacta o trabalho dos auditores?
A Portaria estabelece obrigações e vedações que guiam as práticas dos auditores, promovendo um ambiente de trabalho ético e responsável.
Quais são as principais responsabilidades dos agentes públicos sob a Portaria CGM 5?
Entre as responsabilidades estão a confidencialidade das informações, a proteção dos dados e a observância das leis vigentes.
O que ocorre em casos de violação das normas da portaria?
A violação pode resultar em penalidades disciplinares, que podem variar de repreensão a demissão, dependendo da gravidade da infração.
A quem se aplicam as vedações estabelecidas pela Portaria CGM 5?
As vedações se aplicam a todos os agentes públicos da Coordenadoria de Auditoria Geral (AUDI) que lidam com informações sensíveis.
Quais medidas são tomadas se um servidor não atender a uma solicitação de auditoria?
O Auditor Geral do Município deve ser informado e pode solicitar providências ao Controlador Geral do Município para resolver a situação.
Como posso acessar o texto completo da Portaria CGM 5?
O texto completo está disponível no site oficial da legislação da Prefeitura de São Paulo, neste link.
Com uma abordagem cuidadosa e respeitosa às diretrizes da Portaria CGM 5 para CGM-SP, a administração pública pode promover um ambiente de trabalho mais seguro e produtivo, ao mesmo tempo que oferece maior proteção aos cidadãos e à própria integridade do governo.
